【QII手帳術】第5回:週次のスケジューリング

忙しい毎日の中でも、時間を自分のコントロール下に置き、時間に追われることからも解放され、やりたいことに時間を使えるようになる第II領域に生きる手帳術。

前回は2019年現在利用している手帳についてご紹介しました。

【QII手帳術】第4回:手帳について

今回から2回に分けてスケジューリングについて扱っていきます。
スケジューリングは週に一回翌週の全体像を設定する週次のスケジューリングと、その日にフォーカスした日時のスケジューリングがあります。
今回は週次のスケジューリングについて見ていきます。

今週フォーカスするTODOを洗い出す

まず、その月の予定から今週取り組む予定を確認しましょう。

  • 誰かと会う約束
  • セミナーや勉強会
  • 作業の締め切り
  • 重要な会議
  • 出張
  • 移動

などなど、あらかじめ予定されているものを取りこぼさないよう週次のスケジュールに入れ込みます。

忘れがちになるのが「移動」時間です。
近場であれば気にするほどのことでもないかもしれません。
しかし、電車やバスなどを使う場合は乗車時刻と経路も調べて記入した方が良いでしょう。
乗り遅れると予定が狂いますし、タクシーでも使わない限り、移動時間に集中して何か作業するのは難しいのでブロックしてしまいましょう。

次に、今週の「刃を研ぐ」活動を考えます。
肉体、社会・情緒、知性、精神の4つの分野でバランス良く活動ができるようにしましょう。
日課にしていることでも良いですし、週に1回や数回でも構いません。
「刃を研ぐ」活動を定期的に行うことが大事ですので。

そして、今週フォーカスする「役割」と第I領域、第II領域の活動を決めます。
ここは最初に挙げた月間の予定を軸に考えても良いかもしれません。
もちろん、そこにとらわれる必要はありませんので、今フォーカスしたい内容を挙げてみましょう。

今週取り組むTODOについて詳しくは下記の第3回を参照してください。

【QII手帳術】第3回:「刃を研ぐ」と週次のゴール設定
ワーク1

第3回目のワークに取り組んでみましょう。
第3回目のワークを実施済みの場合は不要ですが、しばらく期間が空いている場合は今週、もしくは次の1週間の視点で再度実施しましょう。

大事なものからスケジュールに落とし込む

では、実際に手帳にスケジュールを記載していきましょう。

まずは日時がすでに決まっているものを記載していきます。
移動やイベント、相手がいる約束事などは漏れなく記載した方が良いでしょう。
ただ、すべての予定を記載するかは好みや状況によってで良いと思います。
会社などでOutlookなど別途スケジュール管理ツールが使われている場合は二重管理になりますので、何を手帳に記載するかは柔軟に決めてください。

私の場合は、仕事の立場上出ているだけで、重要ではない会議(第III領域)は記載しません。
1on1など人間関係の構築に関わるものや、今の役割に照らして必要な会議などを中心に記載します。
それ以外の会議は予定があることだけわかるように左隅に斜線をいれるだけにして、第I領域の問題が起こった場合に割り切って予定を変えられるようにしています。

次に役割ごとのTODOをスケジュールに入れていきます。
タスク自体もスケジュールに入れてしまいましょう。
単にTODOリストに入れているだけでは、第I領域や第III領域に謀殺されてしまいます。
タスクを実施する時間をスケジューリングすることが、第II領域を実施するポイントです。

仮に第II領域の活動を取る時間がなかった場合は、先に斜線で入れていただけの時間を見直しましょう。

本当に出なければ困る会議やイベントなのか?

と自分に問いかけ、答えがNoなら思い切って断るかリスケをお願いしましょう。
第III領域をいかに減らすかは人生を豊かに暮らすために重要なことです。
ただし、本当に第III領域なのかはちゃんと見極めてくださいね。。

最後に「刃を研ぐ」TODOを入れましょう。
こちらもスケジュールに入れてしまうのが鍵です。
朝起きた時や帰宅後、夜寝る前が多くなるでしょうか。
「刃を研ぐ」習慣をスケジュールに入れることで、ちゃんと習慣化できます
役割と同様に、時間が取れなければ第III領域・第IV領域がないかを探して調整しましょう。

ワーク2

ワーク1でリストアップしたものをスケジュールに入れてみましょう。
私は以下のように色分けして記入しています。(色分けが必須ではありません)

  • 時間の決まっている予定:黒
  • 役割のTODO:
  • その他のTODO:
  • TODOの前には□を書いて完了時のチェックに使う

入力したスケジュールは以下のようになります

※ 完全なサンプルなので時間軸的におかしいところがあるかもしれません。
※ 役割はスペースの関係上、形容詞を付けていません。

第II領域を優先することで、まず自分を満たす

さて、週次のスケジューリングは出来上がったでしょうか。
今一度見直してみて、自分にとっての優先順位がスケジューリングされているかを確認してみましょう。
第II領域に生きるためには

他人の優先順位に振り回されないこと!

第III領域に入るものは、思い切ってリスケをお願いしましょう。

他人を満たすだけでは、自分は枯渇してしまいます。
まずは自分の満たすこと、そしてあふれた水で他人を満たしましょう
それには

第II領域の活動を優先する

ことが大事になりますよ。

ワーク3

出来上がったスケジュールを確認しましょう。
あなたのミッションや価値観、重要な目標の達成につながるものになっているでしょうか?
このスケジュールに沿って活動をコミットできますか?


今回は週次のスケジューリングについて話しをしてきました。
次回はいよいよ最終回、日々のスケジューリングになります。
第II領域の活動を優先するために、どのように日々のタスクを調整していくのかをみていきます。

お楽しみに!

 

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