望む結果を生み出すコミュニケーションのコツ

会議をした際、「話したいことが話せなかった」や「結局何も進まなかった」と思うことはありませんか？

1on1でも、多人数が参加する会議であっても、会議が終わった後に望む結果が得られなかったということはよくあります。
これは会社の中の会議だけでなく、地域のコミュニティや、家族・友人との会話でも起こりえます。

７つの習慣(R)実践会の参加者で以下の実践報告をしてくれた方がいました。

参加者

このコミュニケーションが終わった時に、どういう状況になっているのが良いのか、どんな成果や決定事項を得たいのかを予め考えておくことで、その通りに話が進むことが多くなりました。

スティーブン・R・コヴィー博士の『７つの習慣』第２の習慣「終わりを思い描くことから始める」を実践した報告です。
「目的地をはっきりさせてから一歩を踏み出す」を実践された結果でした。

今回は、誰かとコミュニケーションを取る際、終わりを思い描くことでコミュニケーションがどう変わるのかを見ていきましょう。

意図したコミュニケーションの重要性

『７つの習慣』第２の習慣「終わりを思い描くことから始める」には、第一の創造「知的創造」、そして第二の創造「物的創造」が紹介されています。
これをコミュニケーションに当てはめると以下のようになります。

第一の創造「知的創造」 = コミュニケーションの意図を考える
第二の創造「物的創造」= 実際にコミュニケーションを取る

このプロセスに沿うことで、意図したコミュニケーションを取ることができるようになります。

ただ、「第一の創造が常に意識的に行われているとは限らない」と書籍でも語られている通り、常に第一の創造を行うことは難しいものです。
雑談や、定形の頼み事をする程度であれば、意識して第一の創造を行う必要はないかもしれません。

しかし、相手の時間を取るような会議やお願い事をする場合は、第一の創造が行われていないと、お互いに時間を浪費してしまうことにもなります。
目的が曖昧な会議や一方的に上司が話すだけの会議などに不満を持たれたことはあるでしょう。
自分がそう思うのと同様に、私たちが意図を持ったコミュニケーションを行わなければ、相手にも不満を持たれてしまうのです。

特に目的なく話される雑談でさえ、実際にはリフレッシュや信頼構築といった意図が背景にあるはずです。
生産性が広く謳われるようになっている今だからこそ、意図を持ったコミュニケーションの重要性は高まっているのです。

意図したコミュニケーションの3つの効果

意図したコミュニケーションには以下のような効果があると考えます。

相手の理解度を上げられる
望む結果が得やすくなる
効率的なコミュニケーション手段を選べる

1. 相手の理解度を上げられる

コミュニケーションを取る目的は人それぞれです。
情報共有が目的だったり、相手に何かを促したり。
または、アドバイスをもらったり、頭の中を整理したりしたいときもあるでしょうし、ただ話を聴いてもらいたい場合もあるでしょう。

あなたがどのような意図でコミュニケーションを行いたいのかを事前に相手に伝えることで、相手の集中度や姿勢を自分の意図した方向に向けることができます。

2. 望む結果が得やすくなる

話を聴いてほしいだけなのに、あれこれアドバイスをされてイライラすることはよくあることです。
相手にどのような意図でコミュニケーションするのかを伝えることで、望む結果も得やすくなります。

コミュニケーションは聴く側が鍵となります。
どんなに素晴らしいプレゼンをしても、相手が聞いていなければ伝わりません。
相手の聴く主体性に依存するのではなく、自らの主体性で聴いてもらえる場や理解しやすくなる場を整えることが大切です。

3. 効率的なコミュニケーション手段を選べる

ただの情報共有であれば、メールやチャットを使い、時間のある時に読んでもらえば済みます。
議論をする必要がない会議は開催しなくても事足ります。

何かを依頼をするのであれば、いつまでにどんな結果がほしいのかを正確に伝える必要があります。
簡単な内容であれば、メールやチャットで済ませられますが、複雑だったり重要な内容だったりする場合は、直接会って話すのが良いでしょう。
また、依頼する相手によっては、対面でコミュニケーションを取る必要もでてくるかもしれません。

このように目的や内容、相手によって手段を変えることで、より効率の良いコミュニケーションが取れるようになります。

コミュニケーションの終わりを思い描くことで、コミュニケーションの質や効率が格段に上がります。
相手とのコミュニケーションが終わった時に、どういう状態になっていたら満足か、１～２分思い浮かべるだけで十分です。
もちろん、複雑な内容の場合は、事前にドキュメントを用意するなどして、相手の理解を助けましょう。

今日からコミュニケーションを取る前に、第一の創造にちょっと時間を使ってみましょう。
効果的なコミュニケーションが取れますよ。

冒頭の７つの習慣(R)実践会参加者は、実践会のワークを行う中で、周囲とのコミュニケーションの改善を模索しました。
７つの習慣(R)実践会は、単に『７つの習慣』を読むだけの読書会ではなく、『７つの習慣』の内容を自分ごとに落とし込むワークを行うことで、『７つの習慣』を実生活の中で活用できるようになります。
また、実践を促すサポートにより、日々の生活の中で『７つの習慣』を実践し身に付けられるようになります。
より深く『７つの習慣』を理解し実践することで、あなたの人生をより良くしたいとお考えの方は、是非参加してみてください。