【QII手帳術】第6回:日々のスケジューリング

忙しい毎日の中でも、時間を自分のコントロール下に置き、時間に追われることからも解放され、やりたいことに時間を使えるようになる第II領域に生きる手帳術。

前回は週次のスケジューリングの仕方についてみてきました。

【QII手帳術】第5回:週次のスケジューリング【QII手帳術】第5回:週次のスケジューリング

刃を研ぐ習慣や重要な役割の第I・II領域の活動を中心にタスクもスケジュールに入れてしまうのがポイントでしたね。

今回は前回スケジューリングした1週間のスケジュールを毎日どう修正し管理していくのかについてみていきます。

TODOを日々のスケジュールに落とし込む

では、早速日々のスケジューリングをしてみましょう。

1.予定の再確認

まずは当日の予定を確認し、事前にスケジューリングしたものとズレていないかチェックします。

理想は一日の終わりに翌日のスケジュールを確認し、変更された予定がないかを確認しておくと、朝イチで会議が入っていたなどと慌てることがなくなります。
ただ、一日の終わりに確認できない場合は、朝まとめてでも構いません。

予定にないスケジュールについても、第III領域の活動であれば、第I・II領域を押しのけてでも実施する必要があるか、ちゃんと判断しましょう。

2.TODOに優先順位を付ける

まだスケジュールに入れていないTODOについて優先順位を付けます。

その前に、朝イチでざっとメールに目を通しておくと良いでしょう。
ただ、この時点でメールを処理する必要はありません
メールを処理するのは優先度をつけた後にします。
今日処理するメール、時間があればとりかかるもの、明日以降でも良いものが把握できる程度でかまいません。

今日処理するTODOが決まったところで、以下の区分けを行います。

TODOの区分け
  • A:終わるまで帰らないタスク
  • B:明日中に終わらせるタスク
  • C:今週中に終わらせるタスク
  • D:空いた時間に取り組めばいい5分~10分の簡単なタスク

このように区分けをしておくことで、A が終わったら今日は帰ってもいいと思えます。
A 以外は今日無理にやる必要はないのですから。
ただし、締め切りが明日や明後日のTODOだとしても、予定が詰まっていそうであれば、それはAとしてやり切ってしまった方が良いです。
締め切りについては、本当の締め切りよりも1日、2日前に設定しておくと第I領域のモノが発生しても余裕を持てます。

今日終わらなかった B は、明日 A に自動的に昇格しますので、ここら辺の見極めには慣れてしまいましょう。

A ~ D の区分けができたら、それぞれの区分けの中でさらに順番を付けていきます。
A が1から最後まで終わったら、B の1に着手する流れになります。
こうすることで、今日必ず終わらせなければいけない作業を放って、優先度の低いTODOに取り掛かることがなくなります。

A が終わる前に取り掛かって良いのは D だけです。
D は会議の合間など、次のタスクに取り掛かるには時間が足らないような時に、さらっと片付けられるようなものです。
決して30分かかるようなモノを設定しないようにしましょう。

3.優先度の確認

D まで順番付けが終わったら、TODO全体を見直してください。
特に A と B の区分けと優先順位に間違いがないかを確認しましょう。
確認出来たら、少なくとも A についてはスケジュールに入れ込んでください。
いつTODOを実施するのか時間を決めてしまいましょう。

4.例

例として以下をあげておきます。
TODOは A から順に並んでいる必要はありません。
入ってきた順に記載していると思いますので、優先付けした順番で拾っていけば良いです。

実際のタスク実施順序は

  1. A1 : 〇〇の件を報告
  2. A2 : 予算案のレビュー
  3. A3 : 明日の会議資料作成
  4. B1 : 経費精算 ・・・以下続く

のようになります。

各TODOの横にチェックボックスを置いて、進捗具合を記入すると何がどこまで進んでいるのか分かりやすくなります。
私はバレットジャーナルを参考に以下のようにマーキングしています。

実施しなくて良くなったものは、線を引いて消してしまいます。
直近でやらなくても良くなったものは時期未定として来月の月間スケジュールにでも放り込んで忘れましょう。

ワーク1

今日の予定とTODOを確認し、優先順位付けとスケジューリングをしてみましょう。

柔軟にスケジュールを組み替える

さて、その日のスケジュール、TODO作成まで終わりました。
しかし、1日の中でも時間が経つにつれて様々なことが起こります。
そういう時は、出来上がったスケジュールにこだわらず、柔軟に対応をしましょう。

1.第I領域のモノが来たら、それに注力する

第I領域は何をおいても今すぐに取り掛からなければいけない重要かつ緊急なものです。
第II領域に生きるコツは、第III・IV領域を極限まで無くし、第II領域にフォーカスすることで、第I領域の発生を減らすことです。
しかし、その過程ではどうしても第I領域は日々のスケジュールに影響を与えるでしょう。
それは仕方のないことですので、発生してしまったモノには誠実に対応しましょう。
徐々に減らせていけば良いですし、意識していれば自然と第I領域は減っていきます。

2.第III領域のモノは基本的に断る

元々スケジュールになかった第III領域のモノは時間が余っていない限りは断りましょう。
それは他人の優先順位であって、あなたが優先すべきことではありません
一時的に「いい人」になるためだけに他人のタスクを肩代わりする必要はありません。
それよりも、あなたが第II領域に注力することで、周りを巻き込むような第I領域も減り、あなたのパフォーマンスもあがり、回りまわって周りの人たちを手助けできるようになります。

3.Aが終わらないうちは帰らない

今日のTODOとして A と設定したタスクが終わらないうちは帰ってはいけません。
もちろん、第I領域のモノが発生してしまった場合や、体調に影響を与えそうな状況では別ですが、基本的には残業してでも終わらせて帰りましょう。

『7つの習慣』では誠実さについて以下のようにいっています。

自分の言葉に現実を合わせること
『7つの習慣』p.270-l.13

自分でこのタスクは A と言ったならば、現実をそれに合わせましょう
そのためには第III領域を避けなければいけません。
第I領域の発生を減らして行かなければいけません。

そして、A が終わらないと帰れない意識が出来上がると、自然と優先順位を守ってタスクを消化するようになります。
また、A が終わったのちには、周りが残っていようが関係なく、気持ち良く帰ることができます。

A に集中し、A を終わらせて帰るようにしましょう。

4.第II領域に意識を向ける

とは言っても、実際には人生思い通りにいかないこともあります。
スケジュール通りに事が進まなくても、そこまで気にしなくても大丈夫です。
命に係わる仕事でもなければ、誰が死ぬわけでもありません。
そのうち慣れますし、慣れても予想外のことは多々おきますので。

手帳に第II領域のモノを中心に書く利点は、手帳を見たときに自分の意識を第II領域に持っていけることです。
自分は出来ていない、予定通りに出来なかったと落ち込むのではなく、第I領域や第III領域、はたまた第IV領域に流された自分をあるべきところに戻すためです。
意識を向けていれば、進みが遅くてもありたい自分に変わっていきますので。


全6回でお届けした「第II領域に生きる手帳術」いかがでしたでしょうか。
私自身、まだまだ試行錯誤の段階で、いろいろなアイデアに触れるたびにちょっとずつ変えていったりもしています。
ですから、ここでご紹介したものが完璧ということでもありません。
ただ、なるべく『7つの習慣』第3の習慣「最優先事項を優先する」に則ろうと思っては書きました。
私が他の人のアイデアを参考にしているように、少しでも誰かの参考になれたら幸いです。

人生という長い旅の途中には多くの障害がでてきます。
障害にぶつかるたびに、この道をこのまま進んで良いものか、別の道を迂回するのか、その場その場で判断に迫られるでしょう。
しかし、どの道を選んだとしても、最終的にはたどり着きたい場所は変わらないはずです。
たとえ、たどり着きたい場所がどこかわかっていなくても、今、自分が大事にしたいことがその方角を指し示しています
コンパスはその方角を指し示すものであり、手帳が現実の生活の中ではその役割を担います。
日々、様々な緊急事態や感情の起伏にとらわれるでしょう。
そんな中でも、自分の思い描いた終わりに向かっていくために、正しい方角を手帳で確認していきましょう

 

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