第四世代の時間管理ツールがコンパスであると言われる意味が理解できたこと

仕事を始めてから20年近く、朝早くから夜遅くまで働く日々を送っていました。

 

「7つの習慣・実践会」でファシリテータのトレーニングをしていくなかで、第四世代の時間管理を学び、実践することで、嘘のように働く時間が減っていきました。

第四世代の時間管理を今も継続していますが、昨日ようやく、この時間管理の意味が理解できたと思いました。

 

今回はこの理解のもとに、第四世代の時間管理によって第II領域に時間を使うことで、効果的な生き方ができるようになることについて書いていきたいと思います。

第四世代の時間管理とは

『7つの習慣』では、時間管理のツールを第一世代から第四世代まで定義しています。

現在、最もよく使われているものは第三世代と定義されています。

価値観を明確にし、目標を設定する。毎日予定を立て、活動の優先順位を決める。
『7つの習慣』p.213-l.17

一方で、第四世代の時間管理については下記のように定義されています。

第II領域の活動に自然と時間を使えるように働きかける。
『7つの習慣』p.229-l.17

第四世代のツールは、ロードマップではなく、コンパスなのである。
『7つの習慣』p.230-l.5

ここで言うところの、コンパスというのは、なんとなく理解していましたが、なんで?と言われると納得のいく回答ができないでいました。

コンパスの意味とは

昨日、第3の習慣「最優先事項を優先する」の実践会を行いました。

Workの中に、来週のスケジュールを第四世代のフォーマットでスケジューリングしてみるというのがあります。

重要事項を先にスケジューリングしておくことの意味を話していく中で先ほどの

第四世代のツールは、ロードマップではなく、コンパスなのである。
『7つの習慣』p.230-l.5

という点が腑に落ちました。

第四世代の時間管理の利点から見るコンパスの意味
  • 役割を設定することで偏りを無くす
  • 先送りを防止する
  • 第III領域の事柄を選べる

役割を設定することで偏りを無くす

単純にTODOを一覧化してこなしているだけだと、自分にとって重要なある一部分のことばかりに時間を使ってしまうかもしれません。

役割を設定することで、役割毎に今週成すべきことを考えられるようになります。

もちろん、毎週すべての役割に対してタスクを設定することは難しいと思います。自分もなかなかできません。

ただ、ある程度の期間の役割とタスク量を並べて見ることで、時間を使えていない重要な役割に気づくことができます。

振り返りも行うことで、よりバランスの取れた生き方ができるようになるでしょう。

先送りを防止する

今週果たすべき役割とタスクを列挙したら、1週間のスケジュールに落とし込んでいきます。

空いている時間に入れていくだけではなく、既に入っているスケジュールでさえ、今週の第II領域の活動と比べて重要でなければ、スケジュールを変更するかキャンセルし、そこに入れ込んでしまいましょう。

 

第三世代の時間管理ツールでは、発生したタスクを日毎にTODO化していき、優先順位に沿って消化していくと思います。ただ、これではその日中に終わらせらるかは当日にならないとわかりません。

 

大切なことは、スケジュールに優先順位をつけることではなく、優先すべきことをスケジュールにすることなのである。
『7つの習慣』p.217-l.11

とあるように、タスクを先にスケジュールにいれておくことで、重要なことを実施する時間を確保してしまいます。

あとはこの時間を守って実施すれば、自動的に重要な役割を果たせていきます

第III領域の事柄を選べる

第III領域の多くは他人の優先順位から発生しています。ですが、そのタスクが自分が果たすべき役割でもあった場合、私たちはそれを重要なタスクだと錯覚してしまいます。

たとえ、自分が果たすべき役割であったとしても、突発で、しかも期限が短く、いくつかのスケジュールを修正しなければならない場合、それは第II領域の活動とは言えません。

その状態が起こらないように対策を取ることが第II領域となります。

 

さて、この第III領域の事柄が発生した場合、すでに第II領域の活動がスケジュールに入っていれば、私たちは

Hiro

第II領域の活動をどけてでも、その突発的なタスクを行う必要があるのか?

を自分に問いかけ選択することができます。

つまり、自分の人生にとって何が重要かを常に判断し、主体性をもって選ぶことができるようになります。

この点で、第四世代の時間管理ツールはコンパスであると言えるのだと理解しました。


 

アメリカから来た上司に

君の勤怠は異常だ

上司

と言われていた状況が、第四世代の時間管理を行うようになってからは、家に帰って子供に「おやすみ」と言えるようになりました。

役割に従って重要なことに時間を使うことで、忙しくはあっても時間をコントロールすることができるようになりました。

時間のかかることは前もって作業を分解し、やる時間を確保しているのですから当然の結果かと。

 

もちろん今でも第I領域や第III領域の事象が入ってくることはあります。

それでも、影響の輪に集中し、第II領域の活動を日々行っていくことで、これらの緊急事項を減らしていけてます。(実際それで早く帰れてますので実践談です)

 

皆さんも、来週の計画を第四世代の時間管理ツールで計画してみませんか?

 

Today’s Quote !!

第II領域に使える時間をつくるには、第III領域と第IV領域の時間を削るしかない。第II領域の予防や準備の活動に力を入れていれば、緊急で重要な活動の第I領域は徐々に小さくなっていく
『7つの習慣』p.208-l.10

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