【QII手帳術】第3回:「刃を研ぐ」と週次のゴール設定

忙しい毎日の中でも、時間を自分のコントロール下に置き、時間に追われることからも解放され、やりたいことに時間を使えるようになる第II領域に生きる手帳術。

前回は時間を自分の管理下に置くために重要となる「第II領域にフォーカスすること」について見てきました。

【QII手帳術】第2回:第II領域に時間を使う考え方

第3回目では週次の目標を立てていく上で忘れてはいけない「刃を研ぐ」習慣と、実際にどういう風に目標を立てるのかを見ていきましょう。

「刃を研ぐ」習慣は自分自身の価値を高める活動

第7の習慣「刃を研ぐ」は、「バランスの取れた再新再生の原則」と書籍『7つの習慣』では銘打ってあります。

刃を研ぐ習慣は、忙しくて日々疎かにしがちなことを大事にするための第II領域の活動です。

刃を研ぐのは第II領域に入る活動であり、第II領域は、あなたが主体的に行うべき活動の領域である。
『7つの習慣』p.426-l.4

4つの領域をバランスよく磨きをかけることで、ついつい後回しにしてしまいそうな運動や読書などに意識を向けます。

刃を研ぐ習慣の4領域
  • 肉体
  • 知性
  • 社会・情緒
  • 精神

肉体

理想的なのは、自宅でできて、持久力、柔軟性、筋力の三つを伸ばせる運動プログラムである。
『7つの習慣』p.427-l.15

肉体的側面は、運動や食事、休養などに関わるものです。
多くの人が最も挫折を繰り返す側面の一つではないでしょうか。(私も含め)

しかし、ここを疎かにすると、体調を崩したりして第I領域の緊急事態を招きかねないとも書かれてあります。
運動や食事だけでなく、十分な睡眠を取ることも重要な第II領域の活動です。
不規則になっているようであれば、「睡眠を6時間取る」などの目標を入れてみましょう。
ちなみに、時間を決めない昼寝は第IV領域ですよ。

知性

知的側面で最も効果的なことは読書でしょう。
日頃から本を読む習慣のある人とない人では収入に格差がでるといろんなところで見かけます。

また、知識を吸収するだけでなく、それをアウトプットすることも重要だと書かれてあります。

普段本を読まない人は小説などからでも良いと思います。
まずは知的側面の活動を習慣化することから始めてみましょう。
そして、読み終わった本の感想を知人に語ったり、SNSに投稿してみたりするとアウトプットのトレーニングにもなります。

社会・情緒

社会・情緒的側面は第4から第6の習慣「公的成功」の習慣、相互依存の状態と関係します。
心の平和を得るために、

  • 自分の価値観に誠実に生きること
  • 他者とWin-Winの関係を築くこと
  • 人の役に立つこと

などから、信頼口座に大きな預け入れをすることを目指します。
※ 信頼口座:人と人との間に生まれる信頼を貯めておく、人間関係の安心感

公的成功は私的成功の上に成り立つと言われていますので、活動というと少々難しい面があるかもしれません。
上記の心の平和を得るための活動を具体化しても良いですし、人間関係という面で言えば、疎遠になっている人と連絡を取り、信頼口座にちょっとした預け入れをするでも良いでしょう。
仕事で部下を持つ人であれば 1on1 の会議なども良いかもしれません。

精神

精神的側面は非常に重要視されています。

精神的側面はあなたの核であり、中心であり、価値観を守り抜こうとする意志である。
『7つの習慣』p.432-l.2

『7つの習慣』の中では、聖書を読むことや祈りの時間、また座禅などが紹介されています。
ここ数年、マインドフルネスが流行りでもあるので、この機会に瞑想などに取り組んでみても良いかと思います。
1日のうちで5分でも10分でも、何も考えない時間を持ったり、その日1日を振り返ってみたり、朝であればその日1日を思い描いて見たりと、静かに過ごす時間を持つとリフレッシュにもなりますし良いですよ。

 

肉体、知性、精神は特に「毎日の私的成功」と著者のコヴィー博士は仰っています。
1日1時間でも良いので、これらの刃を研ぐ活動を行うことで、残り23時間を効果的に過ごせるようになります。
この機会に刃を研ぐ習慣を身につけましょう。

第7の習慣は個人のPC(成果を生み出す能力)である。あなたの最大の資産、つまりあなた自身の価値を維持し高めていくための習慣である。
『7つの習慣』p.425-l.3

ワーク1

実際に取り組もうと思う「刃を研ぐ」活動を考えてみましょう。
今できていないけれど、取り組めたら人生がより良くなると思う活動も4つの領域でいくつか挙げてみましょう。

その1週間にフォーカスした目標を立てる

「刃を研ぐ」ことの大切さを理解できたところで、実際に週次の目標を作ってみましょう。
目標と言っても年間目標や仕事上の評価目標みたいな壮大なものではありません。
目標を立てる週の1週間だけにフォーカスしたものになります。

作成するにあたって、以下を考えていきます。

  • 今週実施する「刃を研ぐ」活動
  • 今週フォーカスする「役割」
  • 今週実施しなければならない第I領域の活動
  • 今週フォーカスする第II領域の活動
  • その他予定が決まっているスケジュール

今週実施する「刃を研ぐ」活動

まずは、今週取り組む「刃を研ぐ」活動を決めましょう。
肉体、知性、社会・情緒、精神と4つをバランスよく扱えるようにします。
一つ一つが何時間もかかるようなことでなくて良いですし、毎日やることでなくてもいいです。
1日10分でも、1週間で1時間でも良いので、あなたの再新再生につながる活動を計画しましょう。

ワーク2

これからの1週間で取り組もうと思う「刃を研ぐ」活動を挙げてみましょう。
ワーク1で挙げた活動の中から選んでみましょう。

今週フォーカスする「役割」

次に、今週フォーカスするあなたの人生の中で大切な「役割」を決めます。
あまり多いと謀殺されてしまうかもしれません。
上記「刃を研ぐ」と自己成長や自己実現につながる「役割」以外で、1~3個くらいで良いと思います。
自分自身を満たすための役割はできるだけ毎週入れましょう
「役割」の回でも書きましたが、あなたが満たされて初めて周りを満たすことができますので。

【QII手帳術】第1回:役割について考える
ワーク3

これからの1週間で取り組もうと思う「役割」を挙げてみましょう。
第1回目で挙げた「役割」中から選んでみましょう。

今週実施しなければならない第I領域の活動

ここでは、今週実施しなければならない第I領域の活動を上記の「役割」毎に設定します。
大切な会議やイベント、今週締め切りのタスクなど、仕事のこともプライベートなことも必達しなければならないことは全て盛り込みましょう。

第I領域と次の第II領域については前回の記事を参照してください。

【QII手帳術】第2回:第II領域に時間を使う考え方
ワーク4

これからの1週間で取り組まなければいけない第I領域の活動を挙げてみましょう。
実際の予定や作業の中から選んでみましょう。

今週フォーカスする第II領域の活動

さて、やってきました今週取り組む第II領域の活動です。
活動としては「刃を研ぐ」の次に意識を置かなければいけない重要な項目になります。
こちらも上記の「役割」毎にしっかりと設定をしましょう。

前回も書きましたが、この第II領域の活動を実施することで、第I領域を減らしていくことが、時間を自分の管理下に置くうえで重要になってきます。
締め切りに追われないために事前に作業を計画して実施することや、作業をデリゲーションするための人の育成、作業の仕組化や予想されるリスクに対する準備などが当てはまるでしょう。
こちらも仕事やプライベートの区別なく、です。

また、第四世代のスケジュール管理の特徴として、人間関係重視というのがあります。
信頼関係を構築するための活動や、疎遠になっている人と久々に連絡を取るなども大切な第II領域の活動になります。

ワーク5

これからの1週間で取り組もうと思う第II領域の活動を挙げてみましょう。
実際の予定や目標、役割の中から考えて選んでみましょう。

その他予定が決まっているスケジュール

最後に、目標を立てる週ですでに決まっているスケジュールを確認します。
主に会議やイベント、移動の時間などが挙がるでしょうか。
最終的にスケジュールを立てる時には、これらの活動を見直すことになります。
こちらに関しては後日扱います。

 

「刃を研ぐ」活動と1週間の目標が被ることがあるかもしれません。
元々、どちらも第II領域をベースに考えるので当然と言えば当然です。
私の場合は、以下の感じで使い分けています。

  • 刃を研ぐ:その週に限らない、毎日の習慣にしたいこと
  • 週次の目標:その週に完遂させたいこと

まぁ、厳密にこうでなければいけないというものはありません。
被ったらどちらかに入れておけばいいくらいで、気楽に設定してみましょう。

20:80の法則が「誠実さ」を育てる

さて、週次の目標について見てきましたが、1度にたくさんのことを計画しても計画倒れで終わってしまっては意味がありません。
1週間で10個のタスクがあり、そのうち9個が消化できたとしても、残りの1個が自分にとって一番重要なものだったのではダメなのです。

第1回目の時に「80%の重要な結果は目標の20%から成る」というお話をしました。
あなたのミッションや価値観、優先度の高い目標の実現につながる本当に取り組まなければいけないことを最優先で確実に実行するために、1週間の目標はある程度絞りましょう。

目標を立てたのに未達成のものが続くと、計画をしてもできないというネガティブな意識が生まれてしまいます。
『7つの習慣』では、「誠実さ」を人間関係の中で信頼を築く上での大切な要素の一つとしています。

誠実さとは、自分の言葉に現実を合わせることである。
『7つの習慣』p.270-l.13

他者との間で信頼関係を築く上でも、まずは自分のとの約束を守れる必要があります。
コヴィー博士の息子のスティーブン・M・R・コヴィー氏も著書の中で以下のように言っています。

自分自身と約束するときは、自分の誠実さがかかっていることをはっきり意識する必要がある。
『スピード・オブ・トラスト』p.100-l.5

もし今、第I領域や特に第III領域の活動に追われてしまっているとしたら、各役割で1つずつの目標でも良いと思います。
その積み重ねが第I領域の活動を減らし、第II領域の時間を増やしてくれますので。

ちなみに私の場合は各役割毎に3つずつくらいで目標を立てています。
役割が3~4個で設定しますので、週によって増減はしますが、大体10個程度の目標を立てている感じになります。
もちろん、残り80%の目標やタスクも記載はしませんが実施します。
もし他の優先事項との調整が必要になったときには、この80%の中から調整している感じです。

ここら辺については、第5回目で扱っていきます。


今回は自分自身の価値観を高めるための「刃を研ぐ」習慣と、週次の目標について見てきました。
次のステップとして、ここで立てた目標を週次のスケジュールに落とし込んでいくことになります。

実際にスケジュールを立てていくにあたり、手帳を使用していきます。
次回はスケジュール管理に入る前に、私が2019年現在利用している手帳やノートなどをご紹介したいと思います。

お楽しみに。

 

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