【QII手帳術】第4回:手帳について

忙しい毎日の中でも、時間を自分のコントロール下に置き、時間に追われることからも解放され、やりたいことに時間を使えるようになる第II領域に生きる手帳術。

前回までに、週次の目標を作るための「役割」や時間管理のマトリックスに基づいて「どの領域にフォーカスをしていくのか」、そして「刃を研ぐ」習慣も意識しながら、その週にフォーカスする目標を立てていくところまでを行ってきました。

【QII手帳術】第1回:役割について考える 【QII手帳術】第2回:第II領域に時間を使う考え方 【QII手帳術】第3回:「刃を研ぐ」と週次のゴール設定

今回は、実際にスケジュールを立てる前に、2019年現在私が利用している手帳などを紹介したいと思います。
ある程度のポイントが抑えられれば、どんな手帳を使っても問題ありませんので、一つの例として参考にしてもらえれば良いです。

今、手帳に求めているもの

まず、「7つの習慣」を実践する手帳としては、フランクリン・コヴィー社より「フランクリンプランナー」が発売されています。

フランクリン・プランナー公式通販

「7つの習慣」を実践するために特化したバージョンもありますので、日々「7つの習慣」を意識したいという人には良いかもしれません。

ただ、自分の好きな手帳を使いたいという人も多いと思います。
私も今は「フランクリンプランナー」を使っていません。
自分の使い方として、もう少し自由度が欲しかったからですが、このシリーズを書く中で、「フランクリンプランナー」でもいいかなとも思ってきています。
ま、なんでもいいということです。

以下が、今私が手帳に求めている機能やレイアウトになります。

手帳に求める機能
  • 【必須】スケジュールとTODOを一元管理できる
  • 【必須】先の予定やTODOも管理できる
  • 【必須】メモがスペース気にせずに書ける
  • 【必須】第II領域の活動にどれくらい時間を使えたかがわかる
  • 【必須】朝6:00から夜24:00まで30分刻みのタイムラインがある
  • 1週間が見渡せる
  • 「刃を研ぐ」習慣と「役割」毎の目標が意識できる
  • 過去のメモに簡単にたどり着ける

「朝6:00から夜24:00まで30分刻みのタイムライン」については、今現在の仕事を行う上で必要なものですので、働き方などが変わった場合はいらなくなるかもしれません。

『「刃を研ぐ」習慣と「役割」毎の目標が意識できる』についても、毎日意識することは大事ですが、日々の予定の中に組み込んでしまえば、必ず目に付く場所にある必要はないでしょう。

書き出してみると、あまり特別なことはありませんね。。。

ということで、特に「フランクリンプランナー」にこだわらなくても第II領域を意識した手帳術はできるかなと思っています。

ジブン手帳

ここからは、今手帳として使っているものを紹介していきます。

まずは手帳本体として、ジブン手帳を使っています。

参考 1年で終わらない。一生つかう[ジブン手帳]コクヨ ステーショナリー

ジブン手帳を選んだ決め手は以下の点です。

  • DIARYがスケジュール管理に特化していて余計なものがない
  • 24時間30分単位で書き込める(0~7時までは1時間単位だけど)
  • Weeklyバーチカルで1週間単位の予定が見やすい

ノート部分は後述しますが、スケジュール管理とは別がいいなと思っていました。
もっと簡易的なスケジュール帖もありましたが、1時間単位だったり24時間じゃなかったりで合いませんでした。
いろいろ探した中で、今はジブン手帳に落ち着いています。

コクヨ ソフトリングノート

メモは別冊のノートに取っています。

以前はフランクリンプランナーやほぼ日など1日1ページの手帳を使っていました。
しかし、多くメモを取る日は1ページの範囲では書ききれなくなり、取らない日はスカスカで、特に休日は丸々真っ白なページとして残ってしまい、もったいないなと感じていました。

フランクリンプランナーはリフィル形式なので、ノートページを追加してくださいとガイダンスにもありましたが、自分には合いませんでした。

そして現在たどり着いているのが、「コクヨ ソフトリングノート 方眼罫 A5」です。

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ジブン手帳のノートであるIDEAでも良かったのですが、このノートは切り取り線が入っており、ページを切り取ることが可能なところが気に入っています。
パッとメモして相手に渡したい時に、サッと綺麗に切り離せるので。

さて、ノートに情報をまとめていると、どこに何を書いたかわからなくなることがあります。
その対策として、バレットジャーナルと中公 竹義氏の『100円ノート『超』メモ術』からお知恵を拝借しています。

まず、1ページ目を検索用のカテゴリーページにします。
1行に1カテゴリを記載していきます。
たとえば、「アイデア」「TODO」「目標」「7つの習慣」、その他仕事のプロジェクトなど、あとでまとめてノートを参照したい分類にすると良いです。

2ページ目見開き、もしくはもう1見開きはインデックスにします。
ここには1ページ目のカテゴリより細かい内容で具体的なページ番号と結びつけます。
以下のようなイメージです。

「7つの習慣実践メモ」はp.4, 6, 10ページに書かれてあるという意味です。
カテゴリと何が違うの?というのがあると思いますが、ダイレクトにそのページに飛びたい場合に使うと良いと思います。
あとでパラパラと見返せられれば良い程度ならカテゴリだけで十分です。

最後にノートページです。
このページは下にページ番号、最右列にマーク用の線を入れてあります。あとは自由。
ページ番号は全部に入れるのが面倒なので実際には片側だけ書いていたりします。
マーク用の列には、見開きページに記載された内容に合ったカテゴリの行を1ページ目のカテゴリを参照しながら塗っていきます。

これで、過去のノートを参照したいとき、カテゴリやインデックスを使って簡単にアクセスすることができます。

あとは、ノートを新しくした場合に過去のノートを参照しづらくなる点がまだ残っています。
実際はあまり困ったことはないので放置していますが、ノートをスキャンしてデジタル化しておけばいいかなぁとも。
ま、いつか必要に駆られたらやります。

コクヨ カバーノート [SYSTEMIC]

最後にノートカバーですが、コクヨのSYSTEMICを使っています。

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これにジブン手帳とノートを差し込んでいます。

このノートカバーの良さは、右側に差し込んだノートの両面を上向きに折りたためること。
カバーをつけたままA5サイズになるのは、立ってノートを取る時や狭い場所では重宝します。


さて、今回は手帳術からは離れて、今使っている手帳についてご紹介しました。

手帳やノートは好みがわかれるところですので、ぜひ自分のお気に入りを見つけてもらえたらと思います。

アナログな道具なんて使わない、デジタル命の方は、良いツールの使い方があったら教えてください。
IT企業に勤めていますが、アナログ大好きなので私には知見がありませんゆえ。

次回はいよいよ週次のスケジューリングに入っていきます。
お楽しみに!

 

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